Как провести самостоятельно стратегическую сессию

Стратегическая сессия для руководителей

Для тех кто торопится :)

Самостоятельно стратегическую сессию можно провести без особых усилий. Это правда, но при условии, что вы знаете Цель, т.е. имеете представление о том, для чего вам нужна эта сессия. Что вы хотите выяснить, или решить, с помощью этой сессии. Проблема у вас возникнет в том случае, если вы чувствуете, что вам нужно провести такое мероприятие, но не можете внятно сформулировать свою цель. Если у вас есть готовые ответы/решения на ниже приведенный список, то считайте, что вы готовы для самостоятельной работы. Самая распространенная ошибка - не поставлена Цель проведения с/с.

• Какова цель стратегической сессии? Напишите на бумаге, каков должен быть результат по завершению стратегической сессии.
• Проведена ли диагностика текущего состояния компании?
• Вы заранее подготовили и согласовали план стратегической сессии с заинтересованными лицами (их не так много)?
• Вы определились с составом участников? Не всегда уместно приглашать директора :)
• Вы согласовали тайминг проведения стратегической сессии с участниками?
• Вы уже провели предварительные беседы с участниками, что для них важно, чего они ждут?
• Есть ли у вас подходящий модератор для вашей сессии. Это самый важный пункт из всех приведенных :)
• Фиксация результатов в ходе сессии. Проверьте наличие ручек и блокнотов у участников и флип-чарта
• Сможете ли вы подобрать подходящее место для проведения сессии? Без лишних звуков, телевизоров и т.д.
• Можете ли вы заранее ознакомить участников с правилами работы на стратегической сессии?
• Можете ли вы сформировать рабочие команды для работы на сессии, если людей больше 10
Есть еще кое-какие моменты, но про остальное читайте ниже:)

Приветствую Вас уважаемые читатели!

Сегодня поговорим о том, как правильно самостоятельно провести стратегическую сессию. В интернете описана данная процедура, но наукообразность описания отпугивает простого предпринимателя, а еще чаще запутывает.
Нас интересуют два вопроса:

• для чего нужны такие сессии, что это нам может дать?
• как провести самостоятельно, что для этого потребуется?

Скажу сразу, что процедура не столько сложная, сколько не привычная, поэтому главное понять суть и типичные ошибки. Далее можно самостоятельно организовать процесс, шаблоны/описания из интернета вам не потребуются.
Еще хочу рассказать об одном НЕочевидном феномене, о котором я пока нигде не слышал, речь идет о рекомендациях по проведению стратегических сессий и консультантах, которые специализируется на этом. Данный эффект стоит того, чтобы о нем рассказать подробно, так как влияние этого эффекта имеет огромное значение.

Данный феномен логично было бы назвать «феноменом обещания». Что это значит, в чем суть?

Одной из серьезных проблем в достижении поставленной Цели является потеря этой Цели в текучке, т.е. руководитель, занимаясь повседневными делами, не может постоянно контролировать процесс, и соответственно не может определить как влияют его данные действия на Главную Цель. Приближают они компанию к этой Цели, либо отдаляют от нее. Это естественное состояние обычного человека. А когда данная Цель объявляется сотрудникам, как Главная Цель, руководитель, по сути «дает слово», что сам будет придерживаться этой Цели и просит сотрудников помочь в этом. А «эффект обещания» проявляется в том, что когда руководитель это озвучил, вся его сущность(подсознание) настраивается на то, что ему ВСЕГДА нужно давать объяснения своих действий с позиции Главной Цели компании. Эти объяснения, руководитель дает САМ СЕБЕ, НО именно то, что это было объявлено при коллегах, ПОДСОЗНАТЕЛЬНО настраивает его держать слово. Если этого не делать, то Цель выпадает из обзора, теряется «там где-то», соответственно об эффективном достижении Цели и речи идти не может.
Подводя итог сказанному: — обсуждение Цели компании, руководителем перед коллегами ПОВЫШАЕТ эффективность достижения, за счет бессознательного стремления соблюсти этот призыв к коллегам. Это и есть «эффект обещания».

Давайте, сперва разберем, что это такое ?

цитаты из ТОП10 поисковых систем:

Все цитаты приводить не стану, только несколько.

— неотъемлемая часть жизни любой компании, которая заботится о долговременном существовании.

— это коллективная работа, направленная на совместное формирование значимых для организации решений, в процессе диалога с ключевыми сотрудниками и руководством компании.

— это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Как мы видим, при некотором различии определений «стратегическая сессия», есть и одно явно выраженное сходство. Скажем так, все сходятся на том, что стратегическая сессия — это процедура коллективного обсуждения (коллективы могут быть разные) проблем или целей организации. Пока на этом остановимся. Для нас важно не определение ради определения, а для чего нам нужна такая процедура, Это одна из задач статьи и вторая задача, как указано в заголовке «как провести САМОСТОЯТЕЛЬНО». Далее мы подробнее разберем саму процедуру проведения сессии, но прежде этого, вкратце остановимся на том, для каких целей они проводятся, так как это намного важнее, чем само умение проводить такие сессии. К сожалению, порой от таких сессий нет особой пользы, так как заказчик не совсем понимает «для чего им это нужно».

Целей проведения страт-сессий может быть несколько:

• быть «модными» — все проводят, и мы будем… и такое бывает
• попробовать, а вдруг это что-то даст… и это не редкость
• выяснить скрытые проблемы тактического плана. Хотя сессии и называются стратегическими, порой владелец организовывает сессию, чтобы понять, что не так идет. Такая необходимость возникает, когда у компании есть Цель и план реализации, но почему-то происходят «пробуксовки». Руководство не может разобрать, что не так. В этом случае проведение страт-сессии может показать картину ситуации более глубоко, если проводить ПРАВИЛЬНО
• Компания хочет определиться с Целью. Часто в малом бизнесе, у компаний нет сформулированной цели, а бизнес усложняется, и в какой-то момент приходит к выводу, что без цели бизнес похож на слепого котенка, который тыкается в разные стороны и не понимает куда идти. Такая ситуация в конкурентной борьбе - смерти подобна.
• У руководства есть Цель, но эта цель пока не стала целью компании. Страт-сессии могут помочь сделать эту цель общей или адаптировать цель руководства под цель компании. Руководство может само скорректировать цель, точнее формулировку цели, чтобы она стала понятной и близкой большинству в компании
• Руководство проводит страт-сессии для того, чтобы эмоционально вовлечь сотрудников в цели компании. Когда сотрудники видят, что их мнение важно и используется в жизни компании, они более мотивированы, так как цель сформулировали они а не руководство. Конечно все это должно быть ответственно и серьезно воспринято и руководством и сотрудниками, иначе это профанация идеи.
• Руководство хочет понять, что происходит в головах у сотрудников
• Руководство хочет выявить наиболее толковых генераторов идей и решений «среди низового аппарата», чтобы потом привлечь к решению задач в индивидуальном порядке

Если подвести итог, то получим, что страт-сессии, в основном, нам нужны в следующих случаях:
• у компании есть Цели и задачи, но все идет явно не так как запланировано, и не совсем понятно, в чем дело
• у компании нет сформулированной Цели и руководство хочет определиться с этим, вместе с коллективом компании
• есть сформированная Цель, есть задачи, и руководство хочет ВОВЛЕЧЬ сотрудников в обсуждение цели и задач для большей мотивации в работе по достижению этих целей

Если ваша компания находится в одном из вышеописанных состояний, то вам это нужно, и правильно организованный процесс даст положительный эффект.
Теперь рассмотрим — как провести стратегическую сессию самостоятельно (обычно для этого приглашают стороннего консультанта).
Самое важное для самостоятельного проведения страт-сессии это ЧЕТКОЕ ПОНИМАНИЕ, чего мы хотим от нее. Без этого ничего не выйдет. Первое — сформулировать на бумаге цель, которую хотим достичь. Нужно написать на бумаге. Это приведет в порядок мысли и логику действий. Остальные действия только после этого.

Важно помнить, что иногда полезно приглашать стороннего консультанта, т.к. сотрудники:
— стесняются/боятся говорить с руководителем откровенно
— руководитель привык к сотрудникам и может не заметить «зажимов»
— бывает, что руководителя не воспринимают как человека, умеющего ставить Цель
— бывает, что руководитель как лицо, эмоционально вовлеченное в работу фирмы, не совсем объективно реагирует на информацию, вырабатываемую на таких сессиях
— возможны и другие факторы, которые могут препятствовать эффективному проведению сессий