Систематизация и формализация бизнес процессов
Часто предприниматели не придают значение написанию инструкций, считая что все и так понятно, достаточно один раз показать... Про настройку бизнес-процессы и говорить не приходится.
Чтобы наглядно увидеть и понять важность ПРАВИЛЬНЫХ инструкций и их отличие от "обычных", и важность настройки бизнес процессов, достаточно провести эксперимент, порой достаточно и мысленного.
Поставьте двух сотрудников( А и Б)разделив между собой перегородкой. Сотрудник "А" должен давать короткие указание сотруднику "Б" и этот должен их исполнять. Тут важно, чтобы сотрудник "А" не сказал сразу ВСЮ информацию и конечную цель задачи, иначе эксперимент не имеет смысла. Для наглядности можно взять незамысловатые задачи - завязывание шнурков или одевание рубашки.
Сам процесс покажет нам, как простые задачи сложно выполнять, если сотрудник плохо ориентируется в "полной картине", в конечной цели задачи. Обычно новый сотрудник и не имеет представления о том как он должен выполнять свои обязанности, поэтому начальные этап идет стажировка. Правда стажировка показывает только основные моменты в работе сотрудники и всех нюансов не охватывает, и часто "мелочи" он додумывает сам, более того и основные работы он делает по своему, если у него нет четких инструкций. В результате сотрудник целый день работает, а качество и эффективность на низком уровне. По этой причине руководители вечно ищут идеальных толковых сотрудников, и безуспешно.
***
с чего начинается систематизация формализация бизнес процессов
Основные бизнес-процессы для малого бизнеса:
- Привлечение клиентов
- Прием заказа
- Обслуживание заказа
- Управление качеством
- Набор персонала
- Обучение персонала(только у кого есть сотрудники)
- Контроль персонала(только у кого есть сотрудники)
- Бухгалтерское обслуживание(не у всех)
Необходимость в описании и оптимизации бизнес-процессов компании особенно остра, если:
Ø Структура организации не отражает реальных процессов ее функционирования
Ø У сотрудников компании нет четкого понимания того, кто и за что несет ответственность
Ø Нет четко построенных связей и взаимодействий между сотрудниками и отделами
Ø Существуют зоны безответственности или дублирования
Ø Различия в административном и функциональном подчинении приводят к проблемам и конфликтам
Ø Эффективность процессов не позволяет предупреждать отрицательные результаты и совершенствовать деятельность
***
цитата:
livrezonpublisher.com/publication/metody-standartizacii-rabochih-processov
Методы стандартизации рабочих процессов
Работа по стандартизации распадается на четыре главных части:
Подготовительную работу по изучению данного производства и его недостатков.
Изучение отдельных видов производимой работы и запись времени.
Анализ произведенных записей и установление стандарта.
Применение стандарта на практике.
Тейлор дает для данного случая такие пять правил:
1. Найдите 10 или 15 человек (по возможности в различных предприятиях и в различных частях страны), которые особенно хорошо выполняют определенную работу, подлежащую изучению.
2. Изучите все виды элементарных движений или операций, которые проделывает каждый из этих рабочих, а также инструменты, которые они употребляют.
3. Изучите с секундомером в руках время, потребное для каждого такого элементарного движения, и выберите быстрейший путь для выполнения каждой отдельной части работы.
4. Вычеркните все ошибочные, медленные или бесполезные движения.
5. Выбросьте все излишние движения, соберите в одну серию наиболее быстрые и лучшие движения, а также лучшие из употребляемых инструментов.
***